Integromat là gì? Tại sao Integromat giúp bạn không trở thành robot?

Những công việc lặp đi lặp lại và có thể tự động hóa, hãy tự động hóa. Thời gian là thứ không làm ra được, hãy dành nó cho những việc thật xứng đáng.

Integromat là một SaaS chuyên về cloud-base integration. Một nền tảng chuyên tích hợp các nền tảng khác. Nó được ra đời khi founder Integromat tìm cách kết nối các SaaS mà công ty ông đang dùng với nhau và tạo ra những quy trình xử lý công việc tự động.

Việc này không dễ như nó nên vậy. Và chưa có nền tảng nào đủ dễ để tạo nên những quy trình tự động hóa mạnh mẽ để xử lý những luồng công việc phức tạp.

Vậy tại sao mình không làm hẳn một thứ như vậy để xài nhỉ? Ông ấy tự hỏi.

2016, Integromat được ra đời sau 4 năm miệt mài xây dựng.

Khó hiểu đúng không? Kiên nhẫn đọc tiếp, bạn sẽ thấy sự vi diệu của nó.

Bạn luôn cần tự động hóa công việc. Và có thể bạn không biết điều đó

Giả sử công ty bạn đang sử dụng nền tảng Haravan để xây dựng website, bán hàng đa kênh. Và giả sử Haravan làm rất tốt công việc của nó về website, quản lý kho hàng, đồng bộ đơn hàng đa kênh.

Tuy nhiên, bạn không thể gửi email marketing bằng Haravan được. Vì đây không phải là chức năng của Haravan. Thay vào đó, bạn sẽ gửi email bằng MailChimp, ActiveCampaign, Mautic, InfusionSoft…

Tuy mỗi nền tảng có một thế mạnh riêng, nhưng các nền tảng không trực tiếp “nói chuyện” với nhau. Nói cách khác, giữa tụi nó không có teamwork nếu như không có sự tác động bên ngoài. Lấy một ví dụ:

Bạn muốn xấy dựng một workflow (quy trình làm việc) automation (tự động) như sau:

Khi khách đặt hàng trên website Haravan và để lại email & số điện thoại, sẽ kích hoạt một chuỗi email hướng dẫn sử dụng sản phẩm đó trong vòng 5 ngày bằng ActiveCampaign, đồng thời thêm thông tin đơn hàng vào Google Sheet.

Nghe hấp dẫn đấy. Nhưng câu hỏi đầu tiên, nó có thể làm được không?

Câu trả lời là có.

Tuy nhiên, mặc định các nền tảng không tự động kết nối với nhau.

Mặc dù vậy, trong ruột của Haravan, ActiveCampaign, Google Sheet… đã có sẵn những cánh cổng để nói chuyện với các nền tảng khác. Những cánh cổng đó gọi là API.

Hãy hình dung như thế này:

Cứ cho mỗi Haravan, ActiveCampaign, Google Sheet.. là các hòn đảo trên đại dương. Mỗi đảo đều sống ổn và thực hiện ngon lành chức năng của nó. Mặc định các đảo tách rời với nhau và ít khi có sẵn cầu nối đảo này với đảo kia.

Việc của bạn, là xây những cây cầu để lấy hàng từ đảo Haravan về hòn đảo Google Sheet, hoặc hòn đảo ActiveCampaign.

Integromat là gì? Nó hoạt động như thế nào?

Integromat là nơi để bạn xây cầu nối hòn đảo này với hòn đảo kia. Integromat đã cung cấp rất nhiều cây cầu được xây dựng sẵn. Bạn chỉ việc chọn các hòn đảo cần thiết là kết nối, vậy là xong.

Bạn có thể kết nối mọi thứ (SaaS) và ra lệnh cho nó làm việc theo ý muốn, với một điều kiện duy nhất: chỉ cần nó mở API.

Vậy API là gì?

Tôi sẽ không giải thích API theo kiểu học thuật, vì tôi không phải là coder và không phải là dân chuyên ngành. Tôi sẽ giải thích theo góc nhìn của người dùng bình thường – như bạn. Nếu bạn muốn tìm hiểu chính xác định nghĩa của API thì mời bạn Google, rất nhiều.

Quay lại với ẩn dụ. Nếu ứng dụng/nền tảng là hòn đảo, thì API là cửa ngõ của hòn đảo đó. Bạn chỉ cần hiểu nôm na API là cửa ngõ để truy xuất thông tin của một ứng dụng.

Để lấy được hàng hóa mong muốn, bạn phải vào đúng cửa.

Bạn muốn vào Haravan lấy thông tin đơn hàng, bạn phải sử dụng đúng API. Yên tâm, API đã được Haravan (và tất cả SaaS trên thế giới) mô tả rất rõ ràng. Bạn chỉ việc làm theo.

Trong thực tế, hàng hóa ở đây là dữ liệu. Đó là thông tin khách hàng, thông tin đơn hàng, email, số điện thoại… Tất cả những thứ bạn thấy trên màn hình điện thoại, máy tính đều là dữ liệu số. Ở mức tận cùng của dữ liệu số, nó không là gì ngoài 0 và 1.

Mỗi nền tảng có một chức năng khác nhau, cái thì bán hàng, cái thì gửi email, cái thì quản lý thông tin khách hàng. Tuy vậy, tất cả những chức năng khác nhau đó đều có một điểm chung là lưu lại dữ liệu số. Về tận cùng, các nền tảng lưu lại hàng ti tỉ số 0 & 1 giống nhau về bản chất dưới những hình thức khác nhau.

Đây là tiền đề để mọi thứ trên Internet có thể kết nối và nói chuyện với nhau.

Về bản chất, Integromat là nơi trung gian kết nối với API của các SaaS. Sức mạnh của Integromat nằm ở chỗ biến những công việc phức tạp thành giao diện sử dụng đơn giản và thân thiện.

Integromat có thể so sánh như Google Dịch. Nó sẽ dịch kiểu dữ liệu của ông A thành kiểu dữ liệu mà ông B hiểu được. Sau đó ra lệnh cho ông B thực hiện một hành động với dữ liệu đó. Giống như khi có đơn hàng trên Haravan bao gồm email và số điện thoại, Integromat sẽ chuyển thông tin đó qua email marketing và bảng tính để tiếp tục quy trình.

Với phần giải thích phía trên, mong là bạn đã hiểu về cách mà Integromat hoạt động và bản chất của nó.

Tóm lại, Integromat là nơi để bạn kết nối các ứng dụng vào một nơi, và thiết kế quy trình tự động hóa dựa vào chức năng của các ứng dụng đó.

Nói tóm lại Integromat làm cái gì?

Tôi rất thích ý tưởng của Integromat.

Integromat không tạo ra một chức năng nào cụ thể như website bán hàng, email marketing, CRM, chatbot hoặc những thứ tương tự.

Integromat kết nối những thứ đó lại với nhau thành một thể thống nhất và cho phép tụi nó kết hợp nhuần nhuyễn với nhau.

Từ khóa là kết hợp.

Điều này có ý nghĩa gì? Đối với ứng dụng yêu thích, bạn không cần phải chọn tính năng này mà bỏ tính năng kia. Haravan có thể rất tốt trong việc bán hàng đa kênh, và bạn không cần phải hy sinh email marketing chỉ vì Haravan không có tính năng đó.

Bạn có quyền chọn cả hai: Haravan để bán hàng đa kênh và ActiveCampaign để thực hiện email marketing.

Tiếp theo, bạn chỉ cần kết nối Haravan & ActiveCampaign bằng Integromat. Để mỗi khi Haravan có đơn hàng, ActiveCampaign sẽ tự động gửi email follow-up, và đưa luôn thông tin khách hàng và đơn hàng vào CRM.

Khi kết nối những ứng dụng mạnh nhất trong lĩnh vực với nhau, bạn có gì?

Bạn có một đội hình toàn sao nhưng không đứa nào bị bệnh sao.

Integromat làm cho tôi liên tưởng một hình ảnh trong thực tế là một đội với những con người xuất sắc trong lĩnh vực của họ và làm việc cực kỳ ăn ý với nhau. Hơn hết, đội này nghe lời chủ nhân răm rắp. 😄

Integromat dành cho ai?

Đối với business, dù ở cỡ siêu nhỏ, nhỏ, vừa hay lớn thì đều có thể ứng dụng Integromat ở một cấp độ phù hợp.

Ví dụ về kết nối với Haravan + ActiveCampaign + Google Sheet là một use case rất phổ biến trong các doanh nghiệp. Integromat có thể tự động hóa rất nhiều quy trình của một doanh nghiệp, đặc biệt là những công việc mang tính lặp đi lặp lại.

Các quy trình tự động sẽ giải phóng con người trong một doanh nghiệp khỏi những công việc lặp lại nhàm chán.

Thay vào đó, họ sẽ tập trung vào những công việc mang tính sáng tạo hoặc tạo ra giá trị cao.

Tất nhiên, Integromat sẽ tiết kiệm thời gian, tiền bạc và cả cảm xúc cho doanh nghiệp. Có ai muốn làm đi làm lại những công việc nhàm chán?

Còn với cá nhân thì sao?

Để tôi kể câu một câu chuyện để bạn thấy Integromat giúp cá nhân giảm sự căng thẳng và nhàm chán như thế nào.

Tôi có một cô bạn, cô ấy phụ trách bán hàng thị trường Mỹ & Mexico cho một công ty thép khá lớn. Ngoài công việc chính, cô ấy còn bán phòng trên Airbnb cho các chủ nhà không rành về công nghệ hay không có thời gian. Nhiều khi khoản kiếm thêm từ part time hơn lương từ full time.

Cô bạn của tôi có mấy phần công việc chính:

• Update listing (nhà cho thuê) trên Airbnb
• Trả lời khách
• Tạo bảng tính thống kê đối soát với chủ nhà hàng tuần, hàng tháng.

Mục thứ 3 là mục nhàm chán nhất, mất thời gian nhất và gây stress nhiều nhất. Vì sao?

Nó như thế này:

Khi có khách đặt phòng, Airbnb sẽ gửi email với thông tin chi tiết.

Nhiệm vụ của cô ấy là lưu thông tin đó ra Google Sheet để tổng hợp. Ngoài ra, cổ còn phải phân loại nhà nào của chủ nào để đưa vô các file Sheet tương ứng. Ví dụ: chủ nhà A chỉ thấy số liệu của nhà A, chứ không thấy số liệu của nhà B.

Cơn ác mộng bắt đầu từ đây.

Đây là một công việc nhàm chán do copy paste lặp đi lặp lại, và dễ gây ra sai sót. Nó không làm gia tăng giá trị cho khách hàng hay cho chủ nhà, và tất nhiên cả cô bạn của tôi nữa.

Công việc copy paste mất nhiều thời gian, khiến cho cô ấy không thể nhận nhiều nhà để bán hơn được.

Thực sự, việc không khó nhưng nó rất ngán ngẩm.

Rồi cô bạn gặp tôi và hỏi có cách gì cho chuyện này không, chứ cô ấy mệt mỏi với nó quá rồi.

May cho cả 2, vì câu trả lời là có.

Tôi tạo một quy trình tự động đọc nội dung email, nhận diện và trích xuất thông tin cần thiết, sau đó là đưa vào các Sheet tương ứng. Hoàn toàn tự động.

Và hiện tại, nó đã ở mức realtime. Nghĩa là khi có email thông báo, ngay lập tức nội dung trong email sẽ được xử lý đâu vào đấy và đưa đến nơi thích hợp.

Kết quả là, mỗi tuần cô ấy chỉ cần vào Sheet 1 lần, sum lại kết quả tuần đó và báo chủ nhà. Mất đâu đó 15 phút.

Giờ cô ấy đang bán 15 phòng, thay vì 3 phòng như trước đó. Và sắp nhận thêm 20-30 phòng nữa.

Số lượng phòng tăng lên gấp 10 lần, nhưng không có nghĩa khối lượng công việc cũng tăng lên 10 lần. Thực tế, chỉ có phần nhắn tin với khách là tăng, còn những công việc hậu kỳ như tổng kết báo cáo cô ấy không còn phải đụng tay đến nữa.

Gánh nặng của những công việc lặp đi lặp lại nhàm chán đã được đặt xuống. Cô bạn của tôi có thời gian để dành cho những công việc quan trọng và tạo ra giá trị cao khác.

Hay đơn giản là có nhiều thời gian hơn dành cho bản thân, cho gia đình, bạn bè, những thứ thú vị khác trong cuộc sống.

Integromat có đắt không?

Quay lại câu chuyện cô bạn của tôi và đặt mình vào vị trí của cô ấy.

Mỗi lần có email booking mới, cần phải copy paste đâu đó chừng 10 thông tin từ email vào 2 bảng tính Google Sheet khác nhau, rồi tạo lịch ở trong Google Calendar.

Với khối lượng công việc này, mỗi một lần bạn đồng ý trả bao nhiêu tiền để thuê người làm?

20k/lần? 10k/lần? Hay 5k/lần?

Bạn trả tiền nhưng không vì thế mà không có sai sót hay chậm trễ đâu nhé. Nghĩa là với những công việc lặp lại kiểu này, bạn vừa mất tiền thuê người, bạn vừa chấp nhận rủi ro.

Với Integromat, mỗi một lần chạy trọn vẹn quy trình trên, cô bạn của tôi trả 160 Việt Nam Đồng.

Bạn không nhầm đâu, 160đ. Và tôi có thể tối ưu xuống còn 100đ.

160đ cho mỗi lần chạy, giúp cô ấy giải phóng hoàn toàn khỏi công việc nhàm chán. Không sai sót, không chậm trễ. Không bị cảm xúc ảnh hưởng tới công việc.

Bạn thấy 160đ rẻ hay siêu siêu rẻ?

Kết

Những điều cô bạn tôi đạt được thực sự là niềm cảm hứng cho tôi. Nó tạo cho động lực rất lớn để tôi tiếp tục thiết kế những quy trình tự động giải phóng chúng ta khỏi công việc lặp đi lặp lại nhàm chán.

Tôi rất thích câu nói này mà không nhớ của ai: hãy học cách sử dụng robot để bạn không trở thành robot.

Integromat là thứ giúp bạn làm chuyện đó.

Để kết thúc bài viết, tôi xin nêu ra quan điểm của mình.

Những công việc lặp đi lặp lại và tự động hóa được, hãy tự động hóa.

Thời gian là thứ không làm ra được, hãy dành nó cho những việc thật xứng đáng. 

Hãy xem những nhận xét về Integromat nhé.